Materi Tentang Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran

        Administrasi perkantoran adalah : pekerja yang bekerja dalam kegiatan yang berhubungan dengan administrasi. harus memiliki wawasan dan pengetahuan yang berhubungan dengan administrasi teruttama penghitungan yang baik. pekerjaan menjadi seorang admin merupakan suatu tantangan tersendiri, karena menjadi admin tidaklah muda, dibutuhkan ketelitian dan kesabaran dalam setiap pekerjaannya tersebut...!

      Fungsi administrasi turut memegang andil dalam sukses perusahaan.

Oleh karena itu, staf administrasi dituntut untuk terampil menyelesaikan

tugas-tugasnya di kantor, termasuk merencanakan, mengorganisir serta

mengontrol pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan

dengan cepat dan tepat. Untuk itulah, C&G Training Network mengundang

rekan-rekan untuk mengikuti pelatihan ADMINISTRASI PERKANTORAN

yang akan membahas lengkap mengenai administrasi personalia, administrasi

pembelian dan administrasi penjualan, di samping keterampilan dasar lainnya.

Setelah mengikuti training ini, diharapkan peserta dapat lebih terampil

dalam mengelola administrasi kantor.

        Pengantar Ilmu Administrasi

Perbedaan Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga

Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu.

1. Arti dan definisi Administrasi Negara.

2. Arti Administrasi Niaga.

3. Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga.

4. Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta).

Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan

Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara-negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya.

Pengelompokan Ilmu Administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c) pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer

1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.

2. Pembagian wilayah administrasi.

3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda.

4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda.

5. Daerah-daerah Otonom.

6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian.

7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.

Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan

Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.

Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.

Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.

Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)

HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen

1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara).

2. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen.

2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen.

3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.

4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill).

6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.

7. Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee.

Tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran secara umum mengacu pada isi Undang Undang Sistem Pendidikan Nasional (UU SPN) pasal 3 mengenai Tujuan Pendidikan Nasional dan penjelasan pasal 15 yang menyebutkan bahwa pendidikan kejuruan merupakan pendidikan menengah yang mempersiapkan peserta didik terutama untuk bekerja dalam bidang tertentu. Secara khusus tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran adalah membekali peserta didik dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten:

• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga;
• Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak;
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

Secara khusus tujuan program keahlain Administrasi Perkantoran adalah membekali peserta didik dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten :

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat;

2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien;

3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawanya;

4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga;

5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperloleh manfaat masing-masing pihak;

6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan;

Administrasi Perkantoran/ Sekretaris

Program Keahlian Administrasi Perkantoran atau dulu dikenal dengan Sekretaris tergolong dalam Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen merupakan pengembangan dari Sekolah Menengah Ekonomi Atas yang sekarang ini lebih dikenal dengan Sekolah Menengah Kejuruan. Program Keahlian Administrasi Perkantoran dikenal dengan mayoritasnya adalah putri, sehingga tak heran apabila Program Keahlian Sekretaris sering disebut "Program Keahlian perempuan" walaupun diantara mereka masih terdapat beberapa putra.